Amsterdam, 1 juli 2021 (door Noor de Kort & Lotte Rooijendijk) – Ambtenaren moeten zich vrij voelen om naar buiten te treden en zich uit te spreken. Dat zegt topambtenaar Mark Frequin in Het Financieele Dagblad (FD) na zijn onderzoek naar nieuw ambtelijk leiderschap. Maar als we willen dat ambtenaren zich meer uitspreken, dan moet er naar ze worden geluisterd. Daarvoor is het creëren van psychologische veiligheid op de werkvloer hard nodig, vindt TI-NL.

Frequin deed in opdracht van de Algemene Bestuursdienst (ABD) – een organisatie met zo’n veertienhonderd hoge ambtenaren – onderzoek naar hernieuwd publiek leiderschap. Hiervoor sprak hij met sprak met ongeveer 300 politici, wetenschappers, actievoerders en bestuurders over de rol van de ambtenaar in het politieke krachtenveld. De belangrijkste conclusies van Frequin zijn dat ambtenaren beter in verbinding moeten staan met de maatschappij en meer open moeten zijn. Ook moeten zij strenger toezien op de langetermijngevolgen van beleid, als tegenwicht tegen de snelheid van de politiek.

Wél communiceren

Ambtenaren mogen zelfbewuster naar buiten treden, concludeert Frequin. Er moet volgens hem dan ook een einde komen aan het gebruik dat ambtenaren geregeld niet mogen praten met journalisten. In sommige gevallen geldt dit ook voor gesprekken met Kamerleden. ‘Wij moeten ervoor zorgen dat de uitdijende directies communicatie het niet als hun hoofdtaak beschouwen om niet te communiceren’, zegt Frequin in het FD.

Ook het zwartlakken van Wob-documenten mag minder aldus Frequin. Dit zijn stukken die zijn opgevraagd op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Toch vindt Frequin niet dat alles openbaar moet zijn. ‘Het gaat erom op een actieve en transparante manier verantwoording af te leggen aan de maatschappij.’

Essentieel voor controle

Dat de oproep voor een meer open overheid in dit geval vanuit de overheid zelf komt, beschouwt Transparency International Nederland (TI-NL)mals een positief signaal. Voor TI-NL is een transparante overheid een belangrijk streven. Via de Alliantie Open Overheid wil TI-NL bijdragen aan echte verandering op dit vlak. Onder andere ‘Open Wob-standaarden’ en ‘Actieve openbaarmaking Rijk’ – uit het Actieplan Open Overheid 2020-2022 – zijn belangrijke punten voor TI-NL. Immers, met open Wob-standaarden kunnen overheden eenvoudig overheidsinformatie publiceren, in de vorm van open data. Toegankelijkheid van deze informatie is voor journalisten en maatschappelijke organisaties als TI-NL essentieel om onderzoek te kunnen doen. Alleen op die manier kan de overheid goed worden gecontroleerd.

Wat betreft ‘Actieve openbaarmaking Rijk’ zou TI-NL graag zien dat de lobbyafspraken van bewindslieden openbaar zijn en blijven. Nu staan lobbyafspraken al iedere week op de website van de rijkoverheid, maar daarna verdwijnen deze weer. Wanneer deze afspraken in de vorm van een dataset beschikbaar zouden zijn, leidt dat tot beter zicht op lobbypraktijken.

Vooral veilige cultuur van cruciaal belang

Maar het gaat niet enkel over actieve openbaarmaking. TI-NL beschouwt dit slechts als een middel in goed openbaar bestuur, waarmee het publiek in de gelegenheid wordt gesteld de overheid te controleren en ter verantwoording te roepen voor het gevoerde beleid. Het uiteindelijke probleem lijkt meer te liggen bij de heersende angstcultuur in de ambtenarij. Het meest recente voorbeeld daarvan is de compleet uit de hand gelopen affaire rondom de toeslagen vanuit de Belastingdienst. Vakbond FNV hield een enquête onder 900 medewerkers van de fiscus en kwam tot de conclusie dat er een afrekencultuur heerst die leidt tot angst onder medewerkers om misstanden te melden. De slepende problemen rond de kinderopvangtoeslagen is daar een direct gevolg van.

Als we willen dat ambtenaren zich meer uitspreken, dan moet er naar ze worden geluisterd. Daarvoor is het creëren van psychologische veiligheid op de werkvloer van de fiscus hard nodig. Psychologische veiligheid is het gevoel om vrijelijk met elkaar van gedachten te kunnen wisselen. Om vragen te stellen, ideeën te opperen, meningen te uiten en kritiek te spuien. Wie zich psychologisch veilig voelt, voelt zich op zijn gemak om dingen te zeggen. Wie dat gevoel niet heeft, houdt liever zijn mond. Een psychologisch veilig klimaat zorgt uiteindelijk voor minder ongewenst gedrag, meer onderling vertrouwen en minder stress op de werkvloer.

Hoe stimuleer je psychologische veiligheid?

Het stimuleren van een psychologisch veilige cultuur is niet een kwestie van ‘even doen’. Een aanpak waarbij een programma over de gehele breedte van een organisatie wordt uitgerold heeft eveneens weinig kans van slagen. Daarvoor hangt het thema van teveel kleine dingen aan elkaar. Om een psychologisch veilig klimaat te stimuleren, onderscheidt Amy Edmondson, de guru op het gebied van psychologische veiligheid, een aanpak in drie stappen:

1. Framen: begin er in de eerste plaats mee om het werk anders te ‘framen’. Praat niet over uitvoering, maar over leren. Benadruk wat er dagelijks gezamenlijk te leren valt. Zorg dat er ruimte is om fouten te maken en te experimenteren. Houdt, net als een grote Amerikaanse fabrikant deed, van tijd tot tijd een ‘failure party’. Geef onzekerheid een plaats. Benadruk dat niemand de wijsheid in pacht heeft en niemand onfeilbaar is. Onzekerheid en twijfels zijn normaal, net als de intentie om er samen uit te komen en samen de gestelde doelen te bereiken. Die doelen kunnen niet zomaar vanaf de top de organisatie in worden geslingerd; het moet om betekenisvolle en door iedereen gedragen doelen gaan.
2. Discussie stimuleren: ontwikkel structuren en processen voor openhartige en intensieve discussie. Stel spelregels op om die discussie in goede banen te leiden. Stimuleer een kritische en onderzoekende houding. Stimuleer nieuwsgierigheid. Stel voortdurend vragen: hoe zouden we dingen anders kunnen doen, slimmer, beter? Denk hardop (‘working out loud’).
3. Neem iedereen serieus: laat niet meteen je standpunt weten of – nog erger – je ergernis zien. Zorg voor beter ontwikkelde luistervaardigheden. Ontmoedig en straf waar nodig degenen die psychologische veiligheid in gevaar brengen.

Teamleiders spelen een cruciale rol bij het creëren van psychologische veiligheid. Om psychologische veiligheid te cultiveren dienen zij het juiste gedrag voor te doen en te stimuleren.  Teamleiders kunnen hun medewerkers aanmoedigen zich te uiten en momenten organiseren waarin dit wordt gefaciliteerd (‘ethisch uurtje’). Ze moeten laten zien dat ze luisteren door het gezegde samen te vatten maar vooral gevolg te geven aan hetgeen dat is gezegd. Tenslotte is het belangrijk dat leiders hun collega’s uit laten spreken, respectvol reageren op ieders mening en rekening houden met elkaars gevoelens.

Meer weten over het creëren en stimuleren van een open cultuur waarin mensen zich veilig uit kunnen spreken tegen misstanden? Bekijk dan ons rapport Whistleblowing Frameworks of onze guidelines How to implement an effective Speak Up framework.