Draft Terms of Reference (ToR) voor de externe consultant betrokken bij Fase O project: de vorming van de NDC.  

Inleiding: 

De nieuw te vormen Nederlandse Democratie Coalitie (NDC, voorheen Democratie onder Druk-coalitie, zie www.democracyunderthreat.org), gaat een project aan genaamd Fase O, van Ontwikkeling. Dit project heeft als doelstelling om “een ambitieuze, gestructureerde midden- tot langetermijnstrategie van de NDC te ontwikkelen. Dit omvat verschillende aspecten van de organisatiestructuur, zoals hieronder verder beschreven. Inhoudelijk beoogt de coalitie het bestendigen en versterken van de stem van het maatschappelijk middenveld dat zich bezighoudt met democratie en op die manier de democratie in Nederland en de activiteiten van Nederland voor de democratie elders te verbeteren.” 

Dit document beschrijft de voorwaarden en verwachtingen voor de opdracht als externe begeleider van Fase O van de Nederlandse Democratie Coalitie. De organisatie zoekt expertise op het gebied van samenwerking, organisatieontwikkeling en scoping. De consultant wordt bovendien gevraagd kritisch mee te kijken en vragen te stellen bij de ontwikkeling van missie, visie en Theory of Change (ToC). 

Doelstellingen: 

Het Fase O project heeft de volgende subdoelstellingen zoals omschreven in het projectplan (de externe begeleider zal zich met name focussen op doelen 5 en 6):  

1. Het vaststellen door de coalitie welke nieuwe leden gewenst zijn, wat lidmaatschap betekent en hoe organisaties hiervoor in aanmerking komen. 
2. Het consulteren van andere (nationale) netwerken om te leren van hun ervaringen met de eigen coalitievorming en modaliteiten van institutionalisering 
3. Het verkennen van vormen van samenwerking met relevante Europese en internationale netwerken met thematische of geografische focus 
4. Het consulteren van organisaties die mogelijk lid kunnen en willen worden van NDC met betrekking tot hun wensen, perceptie van de huidige staat van democratie en mogelijke betrokkenheid. 
5. Het formuleren en  vaststellen van de gewenste missie en visie en theory of change door de coalitie, begeleid door een externe professional. Er ligt al veel inhoudelijk voorwerk (manifest, bevindingen van bijeenkomsten) en de consultaties zullen zeker nog nieuwe onderwerpen en accenten opleveren. Maar een coalitie moet niet een kruiwagen met kikkers zijn. Het is de uitdaging om al hetgeen belangrijk is en geformuleerd wordt in missie en visie en ToC op logisch overtuigende wijze – bij voorkeur ook in een visualisatie of een korte tekst – te clusteren rond centrale begrippen en ambities, en campagnes en activiteiten daarbij te laten aansluiten. 
6. Het schetsen van een werkwijze en organisatiestructuur voor de coalitie voor de eerste periode en het afbakenen en toewijzen van taken en verantwoordelijkheden voor de coalitie binnen deze werkwijze.
   

Daarbij is het doel dat de consultant: 

• kennis en ervaringen deelt over obstakels en uitdagingen bij het verbreden van een spontaan initiatief naar een functionele vorm van institutionalisering. Hij/zij maakt daarbij vooral expliciet welke dilemma’s en cruciale keuzen in zo’n proces aan de orde zijn. 
• identificeert welke cruciale elementen snel moeten worden vastgelegd in termen van missie en visie en ToC (in kalenderjaar 2024), en benoemt welke zaken later in het proces kunnen worden ingevuld. 

Kwalificaties van de Consultant:

De gewenste kwalificaties van de consultant zijn: 

• Heeft expertise in het faciliteren van groepsprocessen 
• Heeft ervaring met en expertise in coalitievorming, bij voorkeur binnen het maatschappelijk middenveld 
• Heeft aantoonbare ervaring met het begeleiden van organisatieontwikkelprocessen, in het bijzonder bij de overgang van beginnende initiatieven naar institutionele vormen 
• Heeft affiniteit met en liefst goed gevoel van de huidige stand van zaken binnen de Nederlandse democratie en rechtsstaat 
• Is taalgevoelig en kan daardoor met kritisch oog meeschrijven aan missie en visie en ToC, en meekijken naar de helderheid en toegankelijkheid van andere door de coalitie geschreven en te schrijven teksten. 

Indicatieve aanpak/omschrijving van taken:

Gedurende de projectperiode (zie hieronder) vormen drie werkdagen met de leden van de kerngroep, verspreid over de periode januari tot en met april 2024, de ruggengraat van het werk van de consultant. Elke dagvullende sessie zal een centraal agendapunt hebben, bij voorbeeld: 

Sessie 1. Missie en visie 

Sessie 2. ToC 

Sessie 3. Organisatieontwikkeling (functionele institutionalisering). 

Deze dagen worden voorbereid door de consultant (met behulp van de programmacoördinator en de projectsecretaris) en gefaciliteerd door de consultant. 

Vanzelfsprekend is per sessie ook een voorbereiding en uitwerking van resultaten aan de orde. Bij aanvang van zijn/haar werk zal de consultant zich moeten verdiepen in de NDC, waar we vandaan komen en waar we nu staan.  

Dat betekent dus indicatief: 

• Algemene voorbereiding: 1 dagdeel 
• Voorbereiding 3 sessies: 3 dagdelen 
• Drie dagvullende sessies: 6 dagdelen 
• Verwerking van resultaten van de drie sessies: 3 dagdelen 
• Coördinatie werkzaamheden met de opdrachtgever: 1 dagdeel 

Planning:

Het totale project zal plaatsvinden over een periode van 5 maanden. Het deel waarbij de externe consultant betrokken zal zijn, zal ongeveer 4 maanden duren, van januari 2024 tot en met april 2024.  

Halverwege de projectperiode vindt een tussentijdse evaluatie plaats met de programmacoördinator en de projectsecretaris om te zien hoe de voortgang is en of er nog zaken moeten worden aangepast in het project of in de samenwerking.  

Het project wordt beëindigd door een eindverslag van de consultant dat wordt besproken met de opdrachtgever. Ook vindt er een eindgesprek plaats met de financiers van NDC.  

Budget:

Het budget voor deze consultancy omvat een lump sum honorarium van 6.000 euro ex btw, waarbij reiskosten inbegrepen zijn.  

Rollen en Verantwoordelijkheden:

De NDC heeft de verantwoordelijkheid voor de opdracht en de uiteindelijke inhoud van de deliverables. De consultant gaat de verplichting aan om zich conform de doelstellingen en taakomschrijving voor in elk geval 14 dagdelen (één dagdeel is vier uur) te committeren.  

Communicatiekanalen en rapportagestructuren worden samen nader bepaald. 

Toegang tot Gegevens en Informatie:

De consultant krijgt toegang tot relevante organisatiegegevens. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden strikt gehandhaafd. 

Contractuele Details:

De contractuele aspecten, inclusief betalingsvoorwaarden, worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst. 

Interesse?

Gelieve dat te melden aan NDC-programmacoördinator Dion van den Berg (mail: vandenberg@paxforpeace.nl), met behulp van een mail (inclusief motivatie) en CV, uiterlijk vrijdag 19 januari, 18.00 uur. Voor een nadere toelichting op het bovenstaande kunt u hem voordien bellen: 06-48981485.